مفهوم اختیار و تیوری دوعاملی

یکی از تعاریف مورد قبول اکثر صاحب نظران و نویسندگان علوم اداری درباره مدیریت عبارت است از مدیریت یعنی کارکردن با افراد و به وسیله افراد و گروهها برای تحقق هدفهای سازمانی. از این تعریف جنبه های مختلفی قابل برداشت است. یکی از آن جنبه های تفویض اختیار (Delegation of Authority) است. تفویض اختیار به عنوان یکی از مهمترین راهکارهای مشارکت سازمانی، دریاری دادن، درگیر شدن و ا حساس مسئولیت کاری در کارکنان یک سازمان، بسیار اثر بخش بوده و چنانچه با آگاهی انجام گیرد برای سازمان و شخص مدیر حکم ارزش افزوده را دارد. بررسی ها نشان داده است که بیش از هفتاد درصد فعالیتهایی را که مدیران انجام می دهند می توانند به زیر دستان خود تفویض نمایند یا به عبارت دیگر زیر دستان قادر به انجام دادن آنها هستند. در این باره برخی اعتقاد دارند که مدیران نباید تمام کارهایی را که قادر به انجام دادن آن هستند، خود انجام دهند بلکه باید آنرا به دیگران یاد داده و تفویض نمایند و خود در جستجوی دانستن و ایجاد سوال باشند.

مفهوم اختیار

اختیار از جمله مفاهیمی است که در علوم مختلف معنا و ابعاد مختلفی پیدا می کند. این اختلاف بیشتر به جنبه تعریف خاص آنان از اختیار بر می گردد. در علوم اداری اختیار معادل Authority آمده است که به معنی حق تصمیم گیری است و بستر این مهم در هر سازمانی ساختار سازمانی است. در سازمان و مدیریت این موضوع یکی از مهمترین و در عین حال پیچیده ترین موضوعاتی است که دیدگاههای مختلفی درباره آن بیان شده است.

چستر بارنارد نویسنده معروف آمریکای می گوید: اختیار به پذیرش یا ارضای افراد بستگی دارد. زمانی که مدیر  می خواهد دستوری بدهد باید شرایطی بر آن حاکم باشد که مورد پذیرش زیردستان قرار گیرد. بارناد با ارائه نگرش تازه ای اختیار را ناشی از پذیرش زیردستان می داند. او استدلال می کند قوانین و مقررات مشروع اطاعت می شوند ولی نه همه،  و نه در همه شرایط.

نکته مهم این است که زیردست است که تصمیم می گیرد اطاعت کند یا نه. به عبارت دیگر مشروعیت دستور خاص به وسیله دستور گیرنده تعیین می شود نه دستور دهنده. بنابراین اختیار یا قدرت اعمال نفوذ مافوق به پذیرش و قبول زیردست  بستگی دارد. اگر فردی به علت مقام رسمی که دارد حق دستور داشته باشد ولی دستور او مورد پذیرش زیردست قرار نگیرد در این صورت او فاقد قدرت و اختیار است.

اعمال اختیار در سازمانهای رسمی به ویژه مدارس و موسسات آموزشی مستلزم استفاده از جبر نیست. مفهوم اختیار را باید از یک سو از قدرت (power) و از سوی دیگر از ترغیب (persuasion) و نفوذ شخصی (personal influence) متمایز کرد. قدرت یعنی توانایی وادار کردن دیگران به انجام کار. قدرت مفهومی بسیار کلی و جامع است که هم کنترل و هم تسلط از راه اعمال زور یا تهدید به اعمال آن را شامل می شود و هم کنترل از سوی فردی را که می تواند شرایط را به طریقی دستکاری و تصرف کند که دیگران مجبور شوند که بر خلاف میل خود مطابق منافع او عمل نمایند. مفهوم اختیار محدودتراست. «وبر» آن را چنین تعریف می کند: «این که دستورات خاص (یا همه دستورات) ناشی از منبع معلوم به وسیله گروه معینی از اشخاص اطاعت

خواهد شد.» گروه از روی میل دستورات را اطاعت می کند زیرا به منبع دستورات حق می دهند که آنها را کنترل کند. منبع اختیار ممکن است یک شخص یا نهادی غیر شخصی نظیر مجموعه ای از قوانین باشد.
در اختیار، شخص زیر دست به هنگام انجام کار از قدرت تمیز و داوری خویش صرف نظر می کند و وصول دستور یا فرمان را اساس پایه گزیتش طرز کار خود قرار می دهد. بنابراین دو ملاک تشخصیی اختیار عبارتند از:

اطاعت و اجابت ارادی دستورات مشروع

کنار گذاشتن قضاوت شخصی قبل از صدور دستورات

به عقیده سایمون (1957) اختیار یعنی قدرت تصمیم گیری برای هدایت فعالیتهای و اعمال دیگران. اختیار با مقام و منصب سازمانی مرتبط است. هر مقام سازمانی دارای حقوق ویژه و لاینفکی است که شخص به هنگام احراز مقام بدان دست می یابد و با کنار گیری از مقام آنها را از دست می دهد. بنابراین اختیار در سازمان و مدیریت از یک جایگاه رسمی و قانونی برخوردار است که از قانون اساسی، قوانین مجلس، اساسنامه ها، و ... نشأت می گیرد. رئیس سازمان دستور می دهد چون قانون به او اختیار و حق داده است. نکته مهم این است که اختیار مرتبط با انجام کار است که اگر خشک و بی روح بکار برده شود از قابلیت پذیرش آن کاسته می شود که به تبع منجر به کاهش اثر بخشی و کارایی می گردد. هنر مدیریت در آن است که با درایت خود به اقتضای محیط ضمن رعایت کلیه جوانب قانونی چنان آن را اعمال و بکارگیرد تا زیردست مشتاقانه به اطاعت و اجابت آن اقدام نماید.

 

 

تئوری دو عاملی هرزبرگ

فردریک هرزبرگ روانشناسی بود که در سال ۱۹۷۵ تئوری دو عاملی بهداشتی- انگیزشی۱ را ارائه نمود. تئوری هرزبرگ یک مجموعه از عواملی که منجر به عدم رضایت شغلی می شود را مشخص نموده است که این عوامل را بهداشث یا نگهدارنده معرفی می کند. وی همچنین مجموعه عواملی را که باعث ایجاد رضایت شغلی و انگیزه در شغل می شود، تحت عنوان عوامل انگیزش مطرح می نماید.

عوامل بهداشتی یا نگهدارنده عبارتند از: حقوق، مقام، شرایط کاری، سرپرستی، خط مشی ها، مدیریت سازمان، روابط متقابل افراد و … . این عوامل مستقیما با فعالیت کاری افراد ارتباطی ندارد، اما وقتی کیفیت آنها کاهش می یابد، باعث نارضایتی کارکنان می گردد. عوامل انگیزاننده عبارتند از شرایط ذاتی یک شغل که می تواند منجر به رضایت شغلی افراد گردد.۲

شکل زیر نقش عوامل بهداشتی و انگیزشی را در رضایت و نارضایتی کارکنان نشان می دهد۳:

نقش عوامل بهداشتی – انگیزشی در رضایت و عدم رضایت کارکنان
عوامل انگیزشی وجود ندارند ↔ عدم رضایت عوامل انگیزشی وجود دارند ↔ رضایت

عوامل انگیزاننده:
– موفقیت
– شناسایی
– ماهیت شغل
– مسئولیت
– رشد و ترقی

عوامل بهداشتی وجود دارد ↔ باعث ایجاد رضایت نمی شود عوامل بهداشتی وجود ندارد ↔ عدم رضایت

عوامل بهداشتی:
– سرپرستی
– شرایط کاری
– روابط متقابل شخصی
– پرداخت حقوق و امنیت شغلی
– خط مشی ها و مدیریت سازمان

کاربردهای تئوری هرزبرگ برای مدیران
تئوری دو عاملی هرزبرگ ارتباط خاصی با محیط کاری دارد. مدیران برای اینکه بتوانند در محیط کار ایجاد انگیزش نمایند، لازم است از دانش خود برای اطمینان از اینکه عوامل بهداشتی در محیط کار وجود دارند، به عنوان مبنای انگیزش استفاده نمایند. عدم وجود یا کیفیت پایین عوامل بهداشتی می تواند منجر به عدم رضایت نیروی کار شود. وقتی مدیران عالی سازمان عوامل بهداشتی رضایت بخشی در سازمان ایجاد نمودند، آنها می توانند بر روی عوامل انگیزشی متمرکز شوند۴٫

یک نکته حائز اهمیت این است که تقریبا همه مدیران قدرت افزایش انگیزه در محیط کار را دارند. آنها می توانند با دادن مسئولیت بیشتر به کارکنان، تقدیر از موفقیت های آنها و ایجاد روحیه موفقیت در افراد، باعث افزایش انگیزه در آنها گردند. کارکنان برانگیخته شده باور خواهند داشت که بر روی شغل خود کنترل دارند و این باور می تواند به عنوان عاملی اساسی در مدیریت تیمی، توانمندی سازی و کارآفرینی موثر بواقع شود.۵ یکی از مشکلات سازمانهای دولتی در ایران، پایین بودن میزان حقوق کارمندان است و از آنجا که حقوق و مزایای شغلی یکی از عوامل نگهدارنده است، تلاش برای ایجاد انگیزه در کارکنان و افزایش بهره وری، پیش از ترمیم حقوق کارکنان نتیجه ای را به دنبال نخواهد داشت.

فردریک هرزبرگ متولد ۱۹۲۳ بوده و در سال ۲۰۰۰ از دنیا رفت. او روانشناسی معروف بود که به یکی از تأثیرگذارترین چهره‌های مدیریت تبدیل شد.
دلیل معروف شدن وی، معرفی اصطلاح غنی سازی شغل و تئوری انگیزشی-بهداشتی بود. کتاب او با عنوان “یکبار دیگه بگو چطور کارمندان را با انگیزه می‌کنی؟” تا سال ۱۹۸۷ بیش از ۲/۱ میلیون نسخه فروش کرد و پر تقاضاترین مقاله مجله بررسیهای هاروارد شد. هرزبرگ به کالج شهر نیویورک وارد شد، اما تحصیلش را نیمه کاره رها کرد تا به ارتش بپیوندد. از آنجا که او مأمور گشت بود، جزو یکی از شاهدان اصلی مسئله اردوگاه اسرای داچاو بود. به نظر خودش، این تجربه و صحبتهایش با دیگر آلمانی‌هایی که در آن منطقه زندگی می‌کردند،

جرقه‌ای بود که باعث علاقه‌مندی او به موضوع انگیزش شد. هرزبرگ در سال ۱۹۴۶ از کالج شهر فارغ التحصیل شد و به دانشگاه پیتسبورگ رفت تا تحصیلات تکمیلی را در رشته دانش و بهداشت عمومی به انجام رساند. درجه دکتری را با ارائه تزی با عنوان “متغیرهای آثار آتی درمان با شوک الکترونیکی” دریافت کرد.

وی تحقیقاتش را همزمان با شروع تدریس به عنوان استاد روانشناسی در دانشگاه وسترن ریزرو کلیولند آغاز کرد و بعدها به دانشگاه یوتا رفت و در آنجا درجه استادی مدیریت را در دانشکده مدیریت بدست آورد.

فردریک هرزبرگ در سال ۱۹۷۵ تئوری دو عاملی بهداشتی- انگیزشی را ارائه کرد. تئوری هرزبرگ یک مجموعه از عواملی را که منجر به نارضایتی شغلی می شود، مشخص کرده است که این عوامل را بهداشث یا نگهدارنده معرفی می کند. وی همچنین مجموعه عواملی را که باعث ایجاد رضایت شغلی و انگیزه در شغل می شود، تحت عنوان عوامل انگیزش مطرح می نماید.

عوامل بهداشتی یا نگهدارنده عبارتند از: حقوق، مقام، شرایط کاری، سرپرستی، خط مشی ها، مدیریت سازمان، روابط متقابل افراد و …. این عوامل مستقیما با فعالیت کاری افراد ارتباطی ندارد، اما وقتی کیفیت آنها کاهش می یابد، باعث نارضایتی کارکنان می شود. عوامل انگیزاننده عبارتند از شرایط ذاتی یک شغل که می تواند منجر به رضایت شغلی افراد شود.
شکل زیر نقش عوامل بهداشتی و انگیزشی را در رضایت و نارضایتی کارکنان نشان می دهد:

عوامل انگیزاننده:
موفقیت
شناسایی
ماهیت شغل
مسئولیت
رشد و ترقی عوامل بهداشتی:

سرپرستی
شرایط کاری
روابط متقابل شخصی
پرداخت حقوق و امنیت شغلی
خط مشی ها و مدیریت سازمان

نقش عوامل بهداشتی – انگیزشی در رضایت و عدم رضایت کارکنان
عوامل انگیزشی وجود ندارند ↔ عدم رضایت عوامل انگیزشی وجود دارند ↔ رضایت

عوامل بهداشتی وجود دارد ↔ باعث ایجاد رضایت نمی شود عوامل بهداشتی وجود ندارد ↔ عدم رضایت

کاربردهای تئوری هرزبرگ برای مدیران
تئوری دو عاملی هرزبرگ ارتباط خاصی با محیط کاری دارد. مدیران برای اینکه بتوانند در محیط کار ایجاد انگیزش نمایند، لازم است از دانش خود برای اطمینان از اینکه عوامل بهداشتی در محیط کار وجود دارند، به عنوان مبنای انگیزش استفاده نمایند. عدم وجود یا کیفیت پایین عوامل بهداشتی می تواند منجر به عدم رضایت نیروی کار شود. وقتی مدیران عالی سازمان عوامل بهداشتی رضایت بخشی در سازمان ایجاد نمودند، آنها می توانند بر روی عوامل انگیزشی متمرکز شوند.

یک نکته حائز اهمیت این است که تقریبا همه مدیران قدرت افزایش انگیزه در محیط کار را دارند. آنها می توانند با دادن مسئولیت بیشتر به کارکنان، تقدیر از موفقیت های آنها و ایجاد روحیه موفقیت در افراد، باعث افزایش انگیزه در آنها گردند. کارکنان برانگیخته شده باور خواهند داشت که بر روی شغل خود کنترل دارند و این باور می تواند به عنوان عاملی اساسی در مدیریت تیمی، توانمندی سازی و کارآفرینی موثر بواقع شود.۵ یکی از مشکلات سازمانهای دولتی در ایران، پایین بودن میزان حقوق کارمندان است و از آنجا که حقوق و مزایای شغلی یکی از عوامل نگهدارنده است، تلاش برای ایجاد انگیزه در کارکنان و افزایش بهره وری، پیش از ترمیم حقوق کارکنان نتیجه ای را به دنبال نخواهد داشت.
نظریه دو عاملی انگیزش- بهداشت( هرزبرگ)

هرزبرگ وهمکارانش بعد از انجام تحقیقات خود به این نتیجه رسیدند که خود شغل مهمترین عامل ایجاد انگیزش در محل کار است.
هرزبرگ دو دسته محرّک را که موجب رضایت یا عدم رضایت شغلی می شد مطرح کرد : عوامل برانگیزننده و عوامل حفاظتی (بهداشتی). عوامل برانگیزاننده سبب ارتقای کارکرد و نگرش می شد.عوامل حفاظتی (بهداشتی ) فقط روحیه و کارآیی را حفظ می کرد.

عامل بهداشت : کلمه ی بهداشت در اینجا به معنای پزشکی یعنی پیشگیری کننده است عوامل بهداشتی به نیازهای سطح پایین مربوط می شود.عوامل بهداشتی شامل عوامل محیط کارمی باشندازقبیل: دستمزد, امنیت شغلی,شرایط کار, روابط متقابل,کیفیت سرپرستی,خط مشی ها,اداره امورسازمان عوامل
بهداشتی درایجاد انگیزه تاثیرندارند وظیفه ی اصلی عوامل بهداشتی ممانعت ازنارضایتی شغلی است.
عوامل بهداشتی شامل نیازهای سطح پایین است که درمقایسه با نیازهای مازلو جزیی ازنیازهای زیستی (دستمزد) , ایمنی(امنیت شغلی , شرایط کار) واجتماعی (روابط متقابل )است .

نظریه دو عاملی انگیزش- بهداشت( هرزبرگ)
هرزبرگ وهمکارانش بعد از انجام تحقیقات خود به این نتیجه رسیدند که خود شغل مهمترین عامل ایجاد انگیزش در محل کار است.
هرزبرگ دو دسته محرّک را که موجب رضایت یا عدم رضایت شغلی می شد مطرح کرد : عوامل برانگیزننده و عوامل حفاظتی (بهداشتی ). عوامل برانگیزاننده سبب ارتقای کارکرد و نگرش می شد.عوامل حفاظتی (بهداشتی ) فقط روحیه و کارآیی را حفظ می کرد.

عامل بهداشت : کلمه ی بهداشت در اینجا به معنای پزشکی یعنی پیشگیری کننده است عوامل بهداشتی به نیازهای سطح پایین مربوط می شود.عوامل بهداشتی شامل عوامل محیط کارمی باشندازقبیل: دستمزد, امنیت شغلی,شرایط کار, روابط متقابل,کیفیت سرپرستی,خط مشی ها,اداره امورسازمان عوامل بهداشتی درایجاد انگیزه تاثیرندارند وظیفه ی اصلی عوامل بهداشتی ممانعت ازنارضایتی شغلی است.
عوامل بهداشتی شامل نیازهای سطح پایین است که درمقایسه با نیازهای مازلو جزیی ازنیازهای زیستی (دستمزد) , ایمنی(امنیت شغلی , شرایط کار) واجتماعی (روابط متقابل )است .

۲٫ نظریه ی X و نظریه ی Y : مک گرگور
داگلاس مک گرگور نظریه ی X و نظریه ی Y را که امروز از نظریه های کلاسیک محسوب می شوند در اواخر دهه ی ۱۹۵۰ تدوین کرد.
این راهبرد انگیزشی به فرضیه های مدیران درباره ی طبیعت انسانی مربوط می شود. در این نظریه دو دسته فرضیه وضع شده است: نظریه ی X که شامل فرضیه های منفی درباره ی انسان است و اعتقاد بر این است که مدیران غالبا از این فرضیه به عنوان اساس رفتار خود با افراد استفاده می کنند. نظریه Y: فرضیه های مثبتی را معرفی می کنند که مدیران باید تلاش کنند که آنها را به کار بندند,اعتقاد براین است که مدیرانی که فرضیه های نظریه X استفاده می کنند ((بدند)) و آنانکه فرضیه های نظریه Y را به کار می بندند ((خوب اند)).
نظریه X براین فرضیه متّکی است که اهداف شخصی کارکنان با اهداف سازمان در تضاد است.

از اقتدار به صورت ابزاری برای فرماندهی و نظارت استفاده می شود. نظریه Y فرض برآن است که فقط اگر بتوان مردم را متقاعد کرد که اهداف سازمان را بپذیرد, آنان کارهای زیادی برای سازمان انجام می دهند.هر چند در صورتی که افراد همکاری نکنند استفاده از اختیار ضروری خواهدبود, اما می شود که استفاده از آن مانع از توسعه ی قابلیت فوق خواهد بود. تفاوت اساسی میان این دو نظریه آن است که نظریه X استفاده از فنون انگیزشی را رد می کند( به دلیل فرضیه های آن , که مربوط به طبیعت انسانی است), در حالی که نظریه ی Y استفاده از آنها را مجاز می شمارد. مدیرانی که نظریه ی X را می پذیرند ساختارهای خشکی را دایر می کنند که بدقّت تحت نظارت است , زیرا به روشنی احساس می کنند که این

واکنشی مناسب در مقابل افراد غیر قابل اعتماد, غیر مسئول و نابالغ است.
استفاده از نظریه Y اساس منطقی تری از نظریه X دارد. در بیشتر موقعیتهایی که فعالیتهای مدیریتی براساس فرضیه های نظریه Y است , به طور کلی مدیر در ارضای نیازهای انسانی بیشتر اعضای سازمان موفقتر از زمانی است که فعالیتهایش را بر اساس فرضیه های نظریه X قرارمی دهد.بنابراین فعالیتهایی که براساس فرضیه هایی نظریه یY صورت می گیرد در برانگیختن اعضای سازمان موفقتر از فعالیتهایی است که مبتنی بر فرضیه های نظریه یX مبتنی هستند.

نظریه Z: بعد اثر بخشی را نشان می دهد یعنی چنانچه مدیران با توجه به موقعیتی که در آن قرار دارند برای برخورد با افراد هم از نظریه ی x و هم از نظریه ی Y استفاده کنند موفق می شوند.
پایه و اساس سازمان، وظایفى است که به وسیله اعضاى آن انجام مى‏گیرد. این وظایف باید متناسب با یکدیگر و داراى هماهنگى در جهت رسیدن به اهداف سازمان باشد. بنابراین، تجزیه و تحلیل و شناخت مشاغل در سازمان، بخش مهمى از وظایف مدیریت منابع انسانى محسوب مى‏شود.

تجزیه و تحلیل شغل، فرآیندى است که از راه آن، ماهیت و ویژگى‏هاى هر یک از مشاغل، در سازمان بررسى مى‏گردد و اطلاعات کافى در باره آن‏ها جمع‏آورى و گزارش مى‏شود. با تجزیه و تحلیل شغل معلوم مى‏شود که هر شغل چه وظایفى را شامل مى‏شود و براى احراز و انجام شایسته آن، چه مهارت‏ها، دانش‏ها و توانایى‏هایى لازم است.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

تفاوت کارآیی و اثر بخشی و مفهوم بهره وری

 

کارآیی مربوط به اجرای درست کارها در سازمان است؛ یعنی تصمیماتی که با هدف کاهش هزینه‌ها، افزایش مقدار تولید و بهبود کیفیت محصول اتخاذ می‌شوند.

 کارآیی عبارت است ازنسبت بازده واقعی بدست آمده به بازدهی استاندارد و تعیین شده(مورد انتظار) یا نسبت مقدار کاری که انجام می‌شود به مقدار کاری که باید انجام شود.

از جمله مقیاس‌هایی که برای تعریف و ارزیابی بهره‌وری ارائه شده‌اند، مقیاس‌های کارآیی هستند. مقیاس‌های کارآیی، نهاده‌ها یا منابع یک سازمان را با کالاها و خدمات نهایی که تولید می‌شوند، مقایسه می‌کنند. کارآیی به نسبت کمیت خدمات و تولیدات ارائه شده به هزینه مالی یا نیروی کار که برای ارائه آنها لازم است اشاره دارد. با این حال این مقیاس و شیوه ‌اند‌ازه‌گیری بهره‌وری، میزان رضایت مشتری یا میزان دسترسی به هدف مطلوب را اندازه نمی‌گیرد. برای مثال مقیاس‌های کارآیی نسبت تعداد افراد درمان‌شده را به نفر ساعت کار پزشکان نشان می‌دهد؛ حال آنکه مقیاس‌های اثربخشی طوری طراحی شده‌اند که نشان ‌دهند؛ از کل بیماران تحت درمان چه تعداد در معالجه موفق بوده‌اند.‌

نخستین سابقه و مدارک مربوط به کارسنجی به سال 1760 م، بر می‌گردد؛ زمانی که یک فرانسوی به نام ژان برونه بررسی‌هایی در مورد عملیات انجام شده در ساخت سنجاق برای اصلاح فعل  و انفعالات آن انجام می‌داد. حتی صد سال قبل از مدیریت علمی نیز صاحبان صنایع فرانسه و انگلیس برای تعیین استانداردهای عملکرد(کارآیی) و اصلاح فعل و انفعالات، از نوعی اندازه‌گیری کار استفاده می‌کردند. با شروع دوره نهضت مدیریت علمی در اوایل سالهای 1900 م، فردریک وینسل، تیلور، فرانک و لیلیان گیلبریث، به منظور افزایش کارآیی کارگران درباره تقسیم کار، بهبود شرایط کار و تعیین زمان استاندارد کار(سنجش کارآیی)، مطالعاتی را انجام دادند.

 

رابطه کارآیی با بهره‌وری و اثربخشی

در غالب موارد واژه­های بهره‌وری، کارآیی و اثر­بخشی بطور نابجا بکار گرفته شده یا با هم اشتباه می‌شوند.

بهبود کارآیی، ارتقای بهره‌وری را تضمین نمی‌کند؛ افراد غالبا فکر می‌کنند، اگر کارآیی بهبود یابد، بهره‌وری بیشتر خواهد شد. کارآیی شرط لازم بهره‌وری است؛ اما شرط کافی نیست. در واقع برای بهره‌ور بودن، هم اثربخشی و هم کارآیی لازم است. کارآیی  نسبت محصول واقعی(یاخدمات ارائه شده) به محصول مورد انتظار است، در حالیکه اثربخشی، درجه تحقق هدف‌ها در سازمان است و بهره‌وری مجموع کارآیی و اثر بخشی را مورد نظر دارد. یعنی مفهوم بهره‌وری در برگیرنده دو مفهوم اثربخشی و کارآیی است:

بهره‌وری = اثر بخشی + کارایی

همچنانکه در ابتدا نیز عنوان شد، برای سنجش موفقیت و ارزیابی عملکرد سازمان‌ها، مقیاس‌ها و معیارهایی وجود دارند که برخی از آنها عبارتند از: کارآیی، اثربخشی، بهره‌وری، سود، کیفیت، رشد، انعطاف‌پذیری، کیفیت زندگی کاری و ..

اثربخشی به معنای انجام کارهای درست، که سازمان را به اهداف خود نائل می‌کند و کارآیی به معنای انجام درست کارها و مترادف با استفاده بهینه از منابع (کاهش هزینه‌ها)، افزایش مقدارتولید است.

بهره‌وری می‌تواند در سه سطح  فردی، گروهی و سازمانی اندازه‌گیری شود. مهمترین شاخص بهبود بهره‌وری، افزایش مستمر نسبت ستانده به داده‌ها، همراه با افزایش کیفیت تعریف می‌شود. در سطح بنگاه یا کارگاه بهره‌وری به صورت اندازه‌گیری توناژ محصول یا تعداد تولید یا ساعت کار تعریف می‌شود و در سطح ملی رابطه درآمد ملی و هزینه جامعه، شاخص بهره‌وری تعریف می‌شود

 

عوامل مؤثر در کارآیی

معمولا عوامل موثر در بهره‌وری در کارآیی هم تأثیر دارند و موجب افزایش یا کاهش آن می‌شوند.

عوامل موثر در بهره‌وری به دو دسته کلی عوامل درون‌سازمانی(در اختیار و قدرت سازمان) و عوامل برون سازمانی یا محیطی که در کوتاه مدت خارج از کنترل سازمان هستند، تقسیم می‌شوند:

عوامل درون سازمانی خود شامل:

1.  عوامل سخت‌افزاری: ماشین‌آلات  و تجهیزات و ابزار، تکنولوژی، مواد اولیه ،منابع مالی و زمین؛

2.    عوامل نرم‌افزاری: اطلاعات، دستورالعملها، نقشه‌ها و فرمولها؛

3.    عوامل انسان‌افزاری یا مغزافزاری:

أ‌.    نیروی انسانی: توانایی، تخصص، تجربه، تحصیلات، انگیزه، محیط کار و برخوردهای مدیریت؛

ب‌. مدیریت: فلسفه و سبک مدیریت، دسترسی به تکنولوژیهای اطلاعاتی و ....

عوامل برون‌سازمانی عواملی هستند که در بهره‌وری بسیار مؤثر هستند ولی بنگاهها قادر به کنترل آنها نیستند؛ مانند: سیاستهای دولت، قوانین و مقررات ملی و بین‌المللی، محیط کار، دسترسی به منابع مالی، برق، آب، حمل و نقل، ارتباطات و مواد اولیه و ...

 در حال حاضر، روش به‏خصوصى که به طور یک‏سان براى تجزیه و تحلیل همه مشاغل در هر شرایطى مناسب بوده و از پایایى و روانى لازم نیز برخوردار باشد، وجود ندارد. برخى از صاحب‏نظران معتقدند که ترکیبى از روش‏هاى گوناگون، مؤثرتر از به کارگیرى هر یک از آن‏ها به تنهایى است و هیچ‏یک از روش‏ها به طور جداگانه بر دیگر روش‏ها برترى ندارد.

تنظیم شرح شغل و شرایط احراز شغل‏
در شرح شغل، وظایف، مسؤولیت‏ها و شرایط کلى کار به طور خلاصه بیان مى‏شود. شرایط احراز شغل نیز شرح حداقل شرایطى است که متصدى شغل باید داشته باشد تا بتواند با موفقیت از عهده کار برآید. به بیان دیگر، دانش، مهارت‏ها و توانایى‏هایى که براى انجام موفق و مؤثر شغل ضرورى است، در فرم شرایط احراز منعکس مى‏شود و انتظار مى‏رود کسى که داراى آن شرایط است، کار را بهتر از کسى که فاقد آن‏ها است، انجام دهد.

تنظیم شرایط احراز شغل، نقش مهمى در فرآیند انتخاب افراد ایفا مى‏کند و با استفاده از آن مى‏توان فردى را انتخاب و استخدام کرد که بیش‏ترین شایستگى را براى تصدى شغل مورد نظر داشته باشد. در واقع، منظور از انتخاب درست در مدیریت منابع انسانى، این است که شاغل (با توجه به مشخصاتى که در شرایط احراز شغل درج گردیده) و شغل (آن طور که در شرح شغل آمده است) با هم تناسب داشته باشند

در شرح شغل، عناوینى مانند: عنوان شغل، محل شغل، خلاصه‏اى از شغل، وظایف شغل، رئیس یا زیردستان، شرایط شغل و خطرهاى موجود در شغل مى‏آید. در شرایط احراز شغل، عناوینى مانند: تحصیلات، تجربیات، دوره‏هاى تخصصى، قدرت قضاوت، ابتکار، توان تصمیم‏گیرى، مهارت‏هاى جسمى، مهارت در انتقال مفاهیم، ویژگى‏هاى روحى و روانى و نیاز به استفاده بیش از اندازه از یکى از حواس پنج‏گانه، مانند چشم، مى‏آید.

کاربرد تجزیه و تحلیل شغل‏
اطلاعاتى که از تجزیه و تحلیل شغل به دست مى‏آید، در امور گوناگون مربوط به مدیریت منابع انسانى، مورد استفاده قرار مى‏گیرد که مهم‏ترین آن‏ها عبارتند از: کارمندیابى، انتخاب و انتصاب، ایمنى، ارزیابى عملکرد، حقوق و دست‏مزد، طراحى شغل، برنامه‏ریزى نیروى انسانى و تحقیق و پژوهش و تنظیم قوانین و مقررات استخدامى.

مشکلات تجزیه و تحلیل شغل‏

ممکن است در نتیجه تجزیه و تحلیل شغل، تصویر مبهمى از شغل ارائه شود. این احتمال، همواره حتى هنگامى که تجزیه و تحلیل به‏هنگام صورت گرفته باشد نیز وجود دارد. علت این است که افراد مختلف از دیدگاه‏هاى مختلف به یک شغل نگاه مى‏کنند و برداشت‏هاى متفاوتى دارند. از این رو، ممکن است کارشناسان و تحلیل‏گران آمار، ارقام و اطلاعات به دست آمده را به صورت‏هاى گوناگون تفسیر کنند. این مشکل، تنها به تجزیه و تحلیل مشاغل محدود نمى‏شود، بلکه در هر فرآیندى که انسان به عنوان عامل، در آن دخالت داشته باشد، وجود دارد.

 

تعریف تفویض اختیار

تفویض اختیار فرایندی است که توسط آن مدیر یا سرپرست، بخشی از اختیار مشروع خود را بدون انتقال مسئولیت نهایی خوی به زیر دست واگذار می کند. نکته مهم در تفویض اختیار این است که مدیران را قادر می سازد تا وظایف اصلی خودشان را که عبارتند از پرداختن به آینده سازمان و پرورش مدیران آینده انجام دهند و خودشان را گرفتار  نظارت روزمره نکنند. تفویض اختیار به مدیر کمک می کند تا تمام هم خود را صرف اموری کند که واقعاً اهمیت دارد. در هر سازمانی استعداد های زیادی وجود دارد که در انتظار فرصت بروز هستند. هر چه تفویض اختیار و عدم تمرکز بیشتر باشد امکان بروز به کار گرفتن این استعداد بیشتر می شود. در خصوص اندیشه تفویض اختیار « دراکر » معتقد است که یک مدیر کار آمد باید امور را به گونه ای سازمان دهد که خودش فقط به موضوعات عمده بپردازد و بتواند نتایج درخشانی بوجود آورد و یک مدیر خوب باید نخست کارهایی را انجام دهد که در درجه اول اهمیت قرار دارد و بهتر است کارهای با اهمیت کمتر و اولویت پائین تر را به دیگران واگذار کند. تفویض اختیار با توسعه سازمان اهمیت بیشتری پیدا می کند تا حدی که ادامه حیات دستگاه بدون تفویض اختیار میسر نسبت.

ارکان تفویض اختیار

مقصود از تفویض اختیار به کارکنان این است که چهار عامل در اختیار این افراد قرار داده شود تا بتواند کار یا وظیفه خود را بهتر انجام دهند.

اطلاعات: درباره عملکرد شرکت به کارکنان اطلاعات لازم داده می شود. برای مثال در شرکت سیم کو (برزیل) بزرگترین شرکت تولید کننده وسایل و لوازم تولید غذاهای دریایی کارکنان از اطلاعات کاملی برخوردارند. این کارکنان دفاتری در اختیار دارند که در آنها اطلاعات کامل درباره عملکرد شرکت، حقوق مقامات اجرایی در آن گنجانده شده است. همچنین شرکت ترازنامه و صورت جریانات نقد را به همه کارکنان حتی (پیشخدمت و آبدارچی) می دهند.

دانش و مهارت لازم: کارکنان بایستی دارای دانش و مهارت لازم جهت تامین هدفهای شرکت باشند. شرکتها با اجرای برنامه هایی دانش مهارت لازم به کارکنان را می آموزند تا آنها برای تامین هدفهای شرکت نقشی فعال برعهده گیرند. برای مثال شرکت زیراکس یک برنامه آموزشی به نام « خط دیدگاه » به کارکنان می دهد و آنها را از نقاط ضعف و قوت کارهای انجام شده آگاه می سازد و افراد بدین وسیله می توانند جایگاه خود را در هر طرحی تعیین نمایند.

قدرت: برای گرفتن تصمیمات مهم کارکنان بایستی از قدرت کافی برخوردار باشند. برای مثال در شرکت بیمه پرودنشیال تیمهایی از کارکنان اداری، فنی و متخصص تشکیل شده اند تا به درخواست بیمه شدگان برای خسارت مورد ادعا تا 95% میزان درخواست ، تصمیمات لازم را بگیرند.

پاداش: پاداش کارکنان بر اساس عملکرد شرکت پرداخت شود. شرکت از دو  راه می توانند از نظر مالی به کارکنان پاداش پرداخت کند براساس عملکرد شرکت کارکنان را در سود سهیم کند و یا سهام جایزه به آنان بدهد.

اصول تفویض اختیار

تفویض اختیار از مافوق به زیر دست به منظور تحقق اهداف سازمان مبتنی بر اصول و موازینی است بشرح زیر:

تفویض اختیار نسبت به قسمتی از اختیارات ممکن است نه نسبت به تمام آن؛ صلاحیت اساسی و اصلی اخذ تصمیمات مختص مدیر دستگاه است.

انتقال اختیارات، مسئولیت تفویض کننده را سلب نمی کند.

تناسب بین اختیار و مسئولیت باید حفظ شود زیرا نمی توان کسی را مسئول نتایج عملی دانست که اختیارات کافی برای انجام آن نداشته باشد.

تفویض اختیارات قابل فسخ است و تفویض کننده می تواند اختیارات تفویضی را بعضأ یاکلاً پس بگیرد.‍

تفویض اختیار باید توام با تمرکز نظارت باشد. یکی از اصول کلی همیشه باید در تفویض اختیار رعایت شود حفظ نظارت مرکزی است. مسئولیتی که مدیر دستگاه در قبال تحقق هدفهای عالی سازمان دارد ایجاب می کنند که نظارت مرکزی را برای خود محفوظ نگاه دارد تا از وقوع انحراف جلوگیری شود.

 

اساسی ترین پیش شرطهای تقویض اختیار موثر عبارتند از:

مدیر مایل باشد به زیر دست آزادی عمل واقعی بدهد و بدین وسیله کارها و وظایف خودرا به وی واگذار کند.

ارتباطات آزاد بین مدیر و زیر دست برقرار باشد.

مدیر بتواند عواملی چون فرهنگ سازمانی را بررسی و درست تجزیه و تحلیل نماید و نیز شرایط انجام کارها و توانائیهای زیردستان را به شیوه ای مناسب تجزیه و تحلیل کند.

مشخص کنید که چه کارهایی را می توانید به دیگران واگذار کنید.

باید تصمیم گرفت که چه کارهایی را باید به چه کسانی محول نمود.

باید سیستم بازخورد نتایج به وجود آورد.

شرایط و فرایند تفویض اختیار

 

به نظر چستر بارنارد برای اینکه دستوری مشروعیت پیدا کند و از طرف زیردستان مورد پذیرش قرار گیرد لازم است چهار شرط زیر را به طور همزمان داشته باشد:

دستور قابل فهم باشد و زیر دست آن را درک کنند.

در تصمیم گیری برای اجرای دستور زیردستان باید اعتقاد پیدا کنند که دستور مغایر با هدفهای سازمان نیست.

زیردستان باید معتقد شوند که دستور با منافع شخصی آنها همخوانی دارد و در تضاد نیست.

زیردستان باید از لحاظ فکری و جسمی قادر باشند دستور را اجرا کنند.

به اعتقاد بارنارد دستوراتی که مدیران صادر می کنند باید با شرایط فوق همخوانی داشته باشد تا زیردستان نیز به دلیل تمایل به همکاری، دستورات را اطاعت کنند، عدم شرایط فوق و عدم اطاعت زیردستان از دستورات معمولاً مشکلاتی به بار می آوردکه موجب تضعیف شالوده کار گروهی و سازمانی می شود و منافع کارکنان را نیز در معرض خطرقرار می دهد.

گام های تفویض اختیار

تفویض اختیار چهار مرحله دارد که عبارتنداز:

تعیین نتایج مورد انتظار: اولین قدم در تفویض اختیار این است که مشخص  شود از انجام وظیفه چه انتظاری می رود یعنی باید معلوم شود که از انجام فعالیت مورد نظر چه نتایجی باید به دست آید.

واگذاری وظایف به زیر دستان: دومین قدم در تفویض اختیار این است که وظایف به زیر دستان واگذار شود و در این مرحله است که بایستی ظرفیت و توانایی هر یک از کارکنان را برای انجام وظایف مورد توجه قرار داد. یعنی استفاده مناسب و مطلوب از نیروی انسانی را باید منظور داشت. در هر صورت، توزیع و تخصیص وظایف بین کارکنان باید متناسب و متوازن باشد.

تفویض اختیار لازم: حدود اختیارات باید مشخص و روشن باشد و هیچ گونه ابهامی را در تصمیم گیری به وجود نیاورد. اختیار باید به وظیفه مرتبط باشد و چنانچه وظیفه تغییر یابد حدود اختیار نیز باید متناسب با آن تعدیل شود.

تثبیت مسئولیت: فردی که وظیفه ای به عهده او واگذار شده است اخلاقاً مسئولیت دارد وظیفه ای را که تقبل کرده است به بهترین نحو ممکن انجام دهد.

مزایا و محاسن تفویض اختیار

با توجه به موارد اشاره شده روشن می گردد که تفویض اختیار یک ضرورت و نیاز اساسی بوده و مزایای قابل توجه زیر را دارا می باشد.

افزایش بازدهی

ازدیاد علاقه نسبت به انجام کار

تقویت همکاری دسته جمعی

تکامل انفرادی

جلوگیری از اتلاف وقت مدیران

 

کریس آرجریس معتقد است که توسعه مسئولیت فردی، هم برای کارکنان و هم برای سازمان مثمر ثمر است. فرصت دادن به افراد برای این که ضمن کار، رشد و بلوغ حاصل کنند به آنان کمک می کند تا برای تحقق هدفهای سازمان قابلیتها و توانائیهای بیشتری را صرف کنند. اگر چه همه کارکنان نمی خواهند مسئولیت بیشتری به آنها تفویض شود یا با مشکلات فزاینده ای که مسئولیت ضرورتاً به بار می آورد سروکار داشته باشند اما با وجود این، آرجریس مدعی است که شمار کارکنانی که انگیزش آنها را می توان با افزودن یا بالا بردن سطح مسئولیتهایشان متناسب با اختیار بهبود بخشد بسیار بیشتر از آن است که اغلب مدیران تصور می کنند.

محدودیتهای تفویض اختیار که مدیر باید به آنها توجه نماید

طبق اصول مدیریت بعضی از کارها قابل تفویض نیست. هر کاری حدودی دارد که نباید از آن تجاوز کرد. در تفویض اختیار، محدودیتهایی را باید مدنظر داشت و نباید جز در شرایط استثنایی و فوق العاده آنرا به زیردستان تفویض کرد. از جمله مواردی که می توان به آن اشاره نمود عبارتند از:

امورپرسنلی (کسی که در غیابتان به عنوان جانشنین شما منصوب شده نباید اختیار عزل و نصب همکاران را داشته باشد).

تنبیه و اخراج کارمندان قابل تفویض نیست.

برنامه ریزی استراتژیک

تعیین خط مشی های سازمانی

نباید کار را به بیش از یک نفر سپرد. بعضی از مدیران به خیال خودشان محکم کاری می کنند اما چنین کاری مخل مدیریت است.

موانع تفویض اختیار

استقرار تفویض اختیار نیز همچون دیگر راهبردهای و اصول مدیریت با تنگناها و محدودیتهایی مواجه می گردد. این موانع از ابعاد مختلف از جمله موانع مربوط به تفویض کننده (رئیس)، مرئوس، محیط و فرهنگ سازمانی قابل بررسی می باشد. برخی از موانع تفویض اختیار در سازمانهای دولتی ایران عبارت است از:

برخی از مقامات تصور کنند که خود بهتر از دیگران می تواند تصمیم گیری کنند. چنین افرادی متمایل به مدیریت اختاپوسی (هشت پا) هستند که همانند اختاپوس دارای دستهای زیادی برای چنگ انداختن به تمام امور (خرد و کلان) سازمان هستند و عقیده دارند که اگر کاری بخواهد به درستی انجام گیرد بهتر است خودشان آن را انجام دهند. آنها معمولا وظایف بی اهیمت را به دیگران واگذار می کنند که از عهده افراد بی تجربه نیز بر می آید. کسانی که با این مدیران کار می کنند چون قبل از پذیرش مسئولیت وظیفه دشواری به آنها واگذار نشده که بتواند توانایی خود را ثابت کنند در زمینه ارتقای مقام دچار مشکل می شوند.

نداشتن اعتماد نسبت به زیر دستان و از این که خود در مقابل مقامات مافوق مسئول رفتار زیر دستان قرار گیرد ، یا اینکه ترس از قدرت یافتن زیر دستان و در نتیجه در خطر افتادن موقعیت شان است البته این مورد ممکن است جهانی باشد ولی در کشورما نمود بیشتر دارد.

حضور افراد غیر بوروکراتیک در راس سازمانها را نیز می توان یکی از موانع بر شمرد – دربوروکراسی اصل سلسله مراتب وجود دارد و بر حسب همین اصل اختیارات متناسب با وظایف تفویض اختیار صورت می گیرد.

وجود ملاحظات سیاسی و سعی در مخفی نگاه داشتن برخی از مسائل و اطلاعات را می توان یکی دیگر از موانع تفویض اختیار برشمرد.

نبود قوانین روشن در این زمینه و یا ناآگاهی در مورد وجود چنین قوانینی که کارکنان نمی دانند تا چه حد در حوزه کارشان قدرت مانور دارند را باید کلی دیگر از موانع برشمرد.

برخوردهای صورت گرفته با برخی از مدیران خلاق ملی چند سال اخیر و جناح بندیهای موجود سیاسی کشور و جنجالهای به وجود آمده و محاکمه برخی مدیران به همین دلایل باعث شده که مدیران کمتر ریسک پذیر شوند و حالت بی تفاوتی به خود بگیر ند و از تفویض اختیار پرهیز کرده یا از قبول مسئولیت امتناع کنند البته این نکته را باید مد نظر داشت هر مدیری موظف است قانون را در وهله اول رعایت کندو کار آمدی را نباید به منزله دور زدن قانون دانست.

عدم وجود مدیریت مشارکتی که ادارات و سازمانهای کشور که به معنی مشارکت دادن وسهیم نمودن سایر اعضا در تصمیم گیری است. البته دراین مورد این نکته حائز اهمیت است دو عنصر اساسی در اجرای مشارکت ، زمان مناسب و راه درست است که اگر مشارکت در زمان مناسب و راه درست انجام نشود اثرات بدتری به بار می آورد.

فقدان اعتماد به نفس در افراد نیز یکی از موانع می باشد. این فقدان اعتماد به نفس ممکن است از خانواده ، جامعه و حتی محیط مدرسه و دانشگاه ناشی شده باشد افراد از مسئولیت گریزانند و نمی خواهند با کوچکترین خطایی در معرض انتقاد  قرار گیرند.

انحصاری بودن اکثر خدمات و فعالیتهای در سازمانهای کشور که اکثراً دولتی است و عدم وجود رقیبی قدرتمند برای آنها سبب بی تفاوتی مدیریت عالی و عدم پاسخگویی می شود: که در صورت وجود رقیب، سازمانها جهت حفظ موقعیت و بقا، مشارکت همه جانبه کارکنان خود را خواستارند و در نتیجه برای رسیدن به موقعیت، تفویض اختیار به صورت گسترده  به ناچار در تمام سطوح سازمان بعمل می آید.

فقدان کنترل: اگر مدیر مطمئن باشد که نظام کنترل برای بررسی و تفحص نتایج تفویض اختیار کافی نیست از دادن اختیار به زیر دستان خودداری می کند.

بی علاقه گی زیر دستان به قبول اختیار با توجه به موارد ذیل:

ترس از باز خواست و سرزنش به دلیل اتخاذ تصمیمات اشتباه

نداشتن انگیزش کافی برای قبول مسئولیت سنگین تر که مستلزم تقبل کار و فشار بیشتر است

عدم اعتماد به توانایی خودشان که باعدم قبول اختیارناتوانی خود را پنهان می   کنند

راههای بر طرف نمودن موانع تفویض اختیار

نخستین مرحله باید تغییر نگرش مدیران در مورد این نکته باشد که مدیریت کارگروهی است ، نه فردی و اینکه مدیریت مشارکتی سبب نزدیک شدن اندیشه ها و دیدگاه های مدیران و کارکنان شده و عملکرد سازمان را بهبود می بخشد.

تفویض اختیار باید کامل واضح و مفهوم باشد و ابهامات آن از طریق قوانین و مقررات یا جلسات توجیهی رفع گردد.

ایجاد اعتماد به نفس در کارکنان طوری که قبول مسئولیت کرده و در جهت تعالی گام بردارند. این کار از طریق اهمیت دادن بیشتر توسط مدیران باید صورت گیرد قوانین و مقررات نیز باید در این زمینه روشن باشد تا کارکنان بدون ترس ازمواخده شدن درگیر مسئولیت شوند.

ایجاد انگیزش کارکنان: مدیریت باید از نیازها و هدفهای زیردستان آگاه باشد. افزایش مسئولیت کارکنان به خودی خود ممکن است موجب انگیزش نشود لذا باید از مشوقهای کافی مانند ترفیع، شرایط کاری بهتر، پاداشهای مالی یا معنوی جهت ایجاد انگیزش استقاده کرد.

تاکید بر ارباب رجوع محوری در نظام اداری که به تفویض اختیار بیشتری می انجامد. مثلاً اگر این تفکر بر مدیر حاکم باشد (مشتری مداری) جهت جلوگیری از ایجاد وقفه در کار ارباب رجوع به هنگام نبودی ولی مسئولیت خود را تفویض می کند.

اغماض در مورد اشتباهات زیردستان

استقرار سیستم کنترل کافی

عوامل تعیین کننده درجه تفویض اختیار

 

اگرچه تفویض اختیار درجات متعددی دارد لیکن حدود آن در سازمانهای مختلف متفاوت است. تفویض اختیار نیز مانند تشکیل سازمان یک وسیله است. یعنی ابزاری است در دست مدیریت برای رسیدن به هدف. عوامل تعیین کننده درجه تفویض اختیار عبارتند از:

هزینه تصمیم گیری: هرچه هزینه تصمیم گیری در مورد یک مسئله زیادتر باشد نیازبه اتخاذ تصمیم در سطوح بالا ترمدیریت بیشتر خواهد بود.

تمایل به یکسانی خط مشی ها: هر چه نیاز به یکسانی خط مشی ها بیشتر باشد اختیارات مربوطه متمرکزتر خواهد بود.

وسعت و بزرگی سازمان: هر چه سازمان بزرگتر باشد مسایل آن بیشتر است وتصمیم گیری به سطوح مختلف واگذار می شود.

محیط سازمان، انعطاف پذیری: هر چه محیطی که سازمان در آن فعالیت می کند و متشنج تر و رقابت شدیدتر باشد سازمان جهت انجام عکس العملهای بموقع باید انعطاف پذیری بیشتری داشته باشد که لازمه آن واگذاری تصمیم گیری به سطوح پائین تر سازمان می باشد که مستقیماً درگیر محیط بیرونی هستند.

فنون کنترل: عامل دیگر وجود تکنیک های کنترل است توسعه و بهبود روش های آماری ، کنترلهای حسابداری و سایر فنون کنترل گرایش به تفویض اختیار را افزایش می دهد.

نتیجه

همان طور که ذکر شد تفویض اختیار در سازمانها و ادارات به ویژه سازمانهای بزرگ امری اجتناب ناپذیر است. اما مدیرانی موفق ترند که در بکار گری اصول تفویض اختیار توجه لازم را به توانایی و استعدادهای زیر دستان داشته ، باشند و ضمن پرورش و مشارکت آنان در انجام هر چه بهتر وظایف حیطه مسئولیت سازمان را به سوی اهداف عالی سوق دهند تفویض اختیار ، به عنوان یکی از مهمترین نرم افزارهای مدیریتی، به سازمان و مدیریت حیات و پویایی می بخشد. تفویض اختیار باید بر ساختار و تشکیلات سازمانی، اهداف و ماموریت آن، متمرکز و غیر متمرکز بودن آن، میزان تخصصی و حرفه ای بودن آن و ... استوار باشد.

در تفویض اختیار مدیران باید هر گونه ابهام در واگذاری امور را مرتفع کرده و عمل انگیزش در زیر دستان را تقویت نماید و بالاخره اینکه تفویض اختیار مستلزم تدوین و اجرای سیستم کنترل و ارزشیابی است تا مدیر همواره از فرایند عملیات فعل تفویض شده آگاهی یافته و باز خوردهای لازم را به تفویض شونده ارائه نماید.